Turunduse automatiseerimine aitab vähendada korduvat käsitööd, kuid sobivat töövoogu tuleb valida ettevõtte tegelike vajaduste järgi. Väärtus võib seisneda kiiremas vastamises, väiksemas vigade arvus või aruannetele kuluva aja vähendamises. Iga automaatne tegevus vajab siiski selgeid reegleid, vastutajat ja hooldust.
Alustada tasub ühest töölõigust, mille praegust ajakulu või tulemust saab mõõta. BigEye digiturunduse teenused lähtuvad ettevõtte eesmärkidest; tööriistade valik peab toetama kokkulepitud töökorraldust.
Enne tööriista valimist kirjelda protsess
Pane kirja, kust info saabub, kes sellega tegeleb ja milline peab olema järgmine samm. Kirjelda ka erandid: puudulikud kontaktandmed, vale vastutaja, korduv päring või teenuse katkestus. Kui töövoog ei ole käsitsi tehes arusaadav, ei muuda automatiseerimine seda iseenesest paremaks.
Väikese mahuga ülesande puhul võib keeruka lahenduse seadistamine ja haldamine võtta rohkem aega, kui see säästab. Mõnikord piisab ühisest tööjuhisest, selgemast vormist või olemasoleva tarkvara seadistamisest.
Kolm küsimust sobiva töövoo leidmiseks
- Kui suur on töö maht? Mõõda, mitu korda tegevus kordub ning kui palju aega sellele kulub.
- Kui ühesugused on sammud? Selged reeglid sobivad automatiseerimiseks paremini kui pidevalt muutuvad erandid.
- Kus tekib ooteaeg? Vaata, kas info jääb kellegi postkasti või ootab käsitsi ümbertõstmist.
Kandidaatide võrdlemiseks sobib ka kolme kriteeriumiga raamistik protsesside automatiseerimise alustamiseks. Ükski kontrollnimekiri ei asenda siiski konkreetse töövoo kulude ja võimaliku kasu hindamist.
1. Päringute suunamine õigele vastutajale
Veebivormist või kampaaniast saabunud kontakt võib liikuda automaatselt CRM-i ning õige töötaja tööjärjekorda. Selleks tuleb kokku leppida suunamise reeglid, näiteks teenus, piirkond või olemasolev kliendisuhe.
Enne muudatust mõõda aega päringu saabumisest vastutaja määramiseni ja esimese vastuseni. Pärast kasutuselevõttu kasuta samu mõõdikuid. Kiirem suunamine on kasulik siis, kui kontakt jõuab ka sobiva inimeseni ning saab sisulise vastuse.
Leppige kokku, kes uuendab reegleid töötajate või teenuste muutumisel ning kes märkab valesse järjekorda sattunud päringuid. Määra varuvastutaja juhuks, kui tavapärane töötaja puudub.
2. Järeltegevuste ajastamine
Süsteem saab kinnitada päringu kättesaamist, luua töötajale järeltegevuse või saata kokkulepitud tingimustel meeldetuletuse. Sõnumi sisu ja ajastus peavad vastama kliendi olukorrale. Juba vastanud või keeldunud inimesele ei tohiks sama teavituste jada jätkuda.
Automaatne kiri peab andma kasulikku infot: järgmise sammu, vastamise eeldatava aja või vajaliku täpsustuse. Mõõda vastamisaega ja käsitsi tehtavate toimingute arvu, kuid vaata ka loobumisi ning klientide tagasisidet.
Teenindusliku teavituse ja turundussõnumi eesmärgid on erinevad. Kontaktandmete kasutamise alus, teavitused ja vajalikud nõusolekud tuleb enne lahenduse käivitamist läbi mõelda.
3. Aruannete koostamine
Aruandluse automatiseerimine võib vähendada kanalite andmete käsitsi tabelisse kopeerimist. Alusta ühest aruandest, mida meeskond otsuste tegemiseks kasutab. Lepi kokku näitajate tähendus, andmeallikad ja uuendamise sagedus.
Ühenduste töökindlust ning vigade käsitlemist tasub hinnata juba API-liidestuste kavandamisel. Kui andmeallikas katkeb või näitaja definitsioon muutub, peab aruande kasutaja sellest teada saama.
Automaatne kogumine ei paranda vigast UTM-tähistust, topeltkontakte ega valesti seadistatud konversioone. Võrdle aruandlusele kuluvat aega ning kontrolli pisteliselt, kas tulemused vastavad algallikatele.
4. Kampaaniate üleandmine
Kampaania materjalid, sihtlehed, eelarve ja mõõtmise plaan peavad jõudma turunduse, müügi ning partnerite vahel üheselt arusaadaval kujul. Ühine vorm ja kontrollnimekiri võivad vähendada puuduvaid faile, valesid linke ja aegunud hinnainfot.
Määra, kes kinnitab materjalid ja kes kontrollib enne käivitamist tegelikke linke ning seadistust. Automaatne üleandmine ei asenda vastutust. Jälgi üleandmisele kuluvat aega ja hiljem avastatud vigade arvu.
Kuidas tulemust ausalt hinnata?
Vali üks peamine mõõdik, kuid jälgi ka võimalikke kõrvalmõjusid. Reageerimisaeg ja töötunnid on tegevusmõõdikud, mitte automaatselt müügitulu või investeeringu tasuvus. Tasuvuse hindamisel arvesta seadistamise, litsentside, hoolduse ja töötajate ajakuluga ning võrdle neid mõõdetud kasuga.
Fikseeri enne muudatust võrdlusperiood ja mõõteviis. Pärast kasuta võimalikult võrreldavat liiklust, kanaleid ja ajavahemikku. Tulemuse kujunemist võivad mõjutada ka hooaeg, reklaamieelarve või pakkumise muutus. Vaatlusperioodi pikkus peab sobima andmete mahu ja müügitsükliga.
Ühtlustage meeskonnas mõisted, näiteks päring, müügivõimalus ja konversioon. Terminite täpsustamisel võib abiks olla Sõnaveeb, kuid ettevõtte mõõdikute praktilised definitsioonid tuleb samuti kirja panna.
Mõõtmine ja andmekaitse
Analüütika ei pruugi kajastada kõiki kasutajaid ja tegevusi. Aruandes tuleb kirjeldada andmete katvust ning mõõtmise piiranguid. CRM-i kirjed võivad anda lisavaate päringute liikumisele, kuid eri allikate numbrid ei pruugi olla otse võrreldavad.
Serveripoolne mõõtmine ei ole võimalus andmekaitse- või nõusolekunõuetest mööda minna. Kogu üksnes eesmärgi jaoks vajalikku infot, määra ligipääsud ja säilitamise tingimused ning kontrolli nõuete täitmist koos vastava valdkonna spetsialistiga.
Kokkuvõte: alusta ühest töövoost
Vali korduv ja selgete reeglitega ülesanne, kirjelda praegune protsess ning määra tulemus, mida soovid parandada. Testi lahendust piiratud mahus, kontrolli erandeid ja lepi kokku hooldus. Laienda alles siis, kui saad aru, milline muutus tõi kasu ja millised kulud sellega kaasnesid.
Soovid arutada turunduse automatiseerimise võimalusi? Kirjuta lauri@bigeye.ee ja lepime kokku tasuta konsultatsiooni.
